VOF Boekhouder vinden

Een goede boekhouder vinden die bij uw bedrijf past, doet u zo:

• Vraag rond in uw netwerk. Andere ondernemers kunnen u vaak een betrouwbare boekhouder aanraden.
• Zoek online naar boekhouders in uw regio en kijk naar reviews. Ook officiële beroepsorganisaties zoals het BIBF kunnen een goed startpunt zijn.
• Controleer altijd of de boekhouder erkend is en de juiste certificaten heeft.
• Kies bij voorkeur iemand met ervaring in uw sector, zodat hij of zij uw specifieke situatie begrijpt.
• Maak kennismakingsafspraken met meerdere kandidaten om hun aanpak, tarieven en communicatie te vergelijken.
• Vraag referenties op om een beeld te krijgen van hun werkwijze en betrouwbaarheid.
• Let erop dat de boekhouder duidelijk communiceert en financiële zaken helder uitlegt.
• Bespreek vooraf de tarieven, zodat alles binnen uw budget past.

Door deze stappen te volgen, vindt u een boekhouder die u helpt uw financiën op orde te houden en mee kan denken over de groei van uw onderneming.

Let vooral op de volgende punten:

• Erkenning en lidmaatschap: De boekhouder moet geregistreerd zijn bij het ITAA of het BIBF.
• Ervaring in uw sector: Dit zorgt voor beter advies dat aansluit bij uw bedrijf.
• Referenties: Vraag naar ervaringen van andere klanten.
• Communicatie: De boekhouder moet duidelijk en begrijpelijk uitleggen wat nodig is.
• Proactief advies: Een goede boekhouder denkt mee en komt met voorstellen om kosten te besparen of processen te verbeteren.
• Technologische vaardigheden: Hij of zij moet vertrouwd zijn met moderne boekhoudsoftware.
• Betrouwbaarheid: Vertrouwelijkheid en eerlijkheid zijn essentieel, zeker bij gevoelige financiële informatie.

Met deze punten in gedachten kiest u iemand die u echt kan ondersteunen.

De kosten hangen af van hoe uitgebreid uw boekhouding is en welke diensten u nodig heeft. Gemiddeld liggen de tarieven tussen €50 en €150 per uur, maar sommige boekhouders werken ook met een vast maandbedrag. Het is verstandig om vooraf duidelijkheid te krijgen over de prijs.

Tegenwoordig gebruiken we in België meestal de term ‘accountant’ voor beide rollen. Het onderscheid is daarmee vervaagd.

Persoonlijke boekhouder:

• Kan advies geven dat aansluit bij uw specifieke situatie.
• U hebt direct contact en kunt vragen snel bespreken.
• Heeft inzicht in uw bedrijf en ondersteunt bij belangrijke beslissingen.

Online boekhoudservice:

• Vaak goedkoper door automatisering.
• U heeft 24/7 toegang tot uw financiële gegevens.
• Processen zijn vaak sneller en minder foutgevoelig door softwaregebruik.

Kies wat het beste past bij uw wensen en manier van werken.

Dat hangt af van de grootte van uw bedrijf en hoe complex uw administratie is. Minimaal één keer per kwartaal is aan te raden om de financiële situatie door te nemen, maar bij belangrijke beslissingen of fiscale deadlines kan vaker contact nodig zijn. Overleg met uw boekhouder wat voor u werkt.

Om goed werk te kunnen leveren, heeft uw boekhouder onder meer het volgende nodig:

• Bewijzen van inkomsten en uitgaven (facturen, bonnetjes, bankafschriften).
• Informatie over lonen en sociale bijdragen als u personeel hebt.
• Alle relevante belastingdocumenten zoals btw-aangiftes.
• Gegevens over de structuur en activiteiten van uw bedrijf.
• Contracten, verzekeringspapieren en andere belangrijke documenten.

Hoe completer deze info, hoe beter uw boekhouder u kan helpen.

Pas op voor:

• Boekhouders zonder erkende certificering.
• Slechte of trage communicatie.
• Onbekendheid met uw sector of standaardoplossingen zonder maatwerk.
• Onrealistische beloftes over fiscale voordelen.
• Onduidelijke kostenstructuur of verborgen kosten.
• Niet-proactieve houding en gebrek aan initiatief.
• Negatieve beoordelingen van andere klanten.
• Weigering om transparant te zijn over werkzaamheden en rapporten.

Deze signalen kunnen wijzen op problemen in de samenwerking.

Ja, dat kan zeker. Probeer eerst eventuele problemen bespreekbaar te maken met uw huidige boekhouder. Blijft het ontevreden, zoek dan een nieuwe professional die beter aansluit bij uw wensen. Houd rekening met eventuele opzegtermijnen, informeer uw oude boekhouder netjes en zorg dat alle documenten correct worden overgedragen.

Vraag bijvoorbeeld:

• Hoeveel ervaring heeft u met bedrijven zoals dat van mij?
• Bent u erkend door het ITAA of BIBF?
• Welke diensten biedt u precies aan?
• Hoe verloopt de communicatie en hoe vaak spreken we elkaar?
• Welke software gebruikt u? Kan ik daar ook toegang toe krijgen?
• Hoe bepaalt u uw tarieven? Zijn er extra kosten?
• Kunt u referenties geven van vergelijkbare klanten?
• Hoe gaat een overstap naar uw kantoor in zijn werk?

Deze vragen geven u een goed beeld of er een klik is.

Vraag regelmatig rapportages aan, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal. Plan vaste momenten om alles door te spreken, persoonlijk of telefonisch. Vraag ook of u via online software inzage kunt krijgen in uw cijfers. Duidelijke afspraken over communicatie zorgen ervoor dat u altijd op de hoogte blijft.

Boekhouders houden zich aan strenge privacyregels zoals de AVG. Ze werken met beveiligde systemen en communicatiekanalen, zorgen dat alleen bevoegden toegang hebben tot gegevens, en vernietigen vertrouwelijke documenten veilig. Vertrouwelijkheid is voor hen heel belangrijk.

Dat hangt af van uw situatie:

Freelance boekhouder:

• Persoonlijker contact, meer flexibiliteit en vaak lagere kosten.

Boekhoudkantoor:

• Breder aanbod aan expertise, meer mensen beschikbaar bij complexe vragen, schaalbaarder als uw bedrijf groeit.

Voor eenvoudige situaties volstaat vaak een freelancer; bij groei of complexere behoeften kan een kantoor handiger zijn.